TCO — Czy outsourcing IT jest naprawdę tańszy? Zbadajmy o to razem!

Zawsze mówili Ci, że outsourcing IT to droga sprawa? Policzmy to razem. Zastanówmy się, czy może lepiej zatrudnić (i ponosić koszty zatrudnienia lub działu HR), a może lepiej mieć własny zespół (i płacić za ławeczki), kupić sprzęt (serwisować, wymieniać oraz utylizować), zapewnić wsparcie i utrzymać wszystko we własnych rękach (również w trakcie trwania gwarancji)? No cóż, może to jest ta chwila, aby to dobrze wszystko policzyć. Czy jest może inna perspektywa? Co się składa na koszty posiadania własnych zasobów IT?

TCO — Twój kompas w dziczy kosztów

Zacznijmy od tego, czym jest TCO — Total Cost of Ownership. Nazwa zdradza właściwie wszystko. Model ten jest prosty. Nie trzeba być orłem, żeby wszystko w nim policzyć. Największą trudność sprawiają tutaj niestety pozyskanie danych wsadowych do tej analizy. Mówię tutaj przede wszystkim o źródłach kosztów, szczególnie tych pośrednich oraz niepowodujących wydatków.

Czy zdajesz sobie sprawę, że koszt szkolenia pracownika przez innego pracownika wewnętrznego powoduje, że „trener” nie realizuje swoich podstawowych zadań operacyjnych, przez co jest mniej wydajny i nie dostarcza realnych korzyści, co do których jego stanowisko zostało powołane? Niby oczywiste, ale czy wiesz, ile rocznie kosztują Cię szkolenia wewnętrzne pracowników? Wydatek – 0 zł. Kasa się zgadza. Sprawdź jednak ile godzin Twoich ludzi zostało na to poświęconych, oraz zastanów się, co z tym można zrobić.

Wyobraź sobie, że jesteś dyrektorem IT na poziomie C w dużej firmie. Zapadła decyzja o zakupie nowego oprogramowania CRM za kwotę 200.000,00 zł. Na pierwszy rzut oka, to wydaje się jednorazowym wydatkiem. Ale co z kosztami szkolenia pracowników, którzy będą używać tego nowego systemu? Gdzie są koszty wsparcia technicznego? Tu 10% gdzieś indziej 20%, aż okaże się, że bazowa kwota może łatwo podwoić się, a nawet potroić.

Postawię tutaj pytanie, czy nie lepiej jest wejść w jakiś model SaaS? Rynkowa cena dobrego CRM-u, to rząd kwot 200 – 250 zł miesięcznie za użytkownika. Czy na przestrzeni 4 – 6 lat jesteś w stanie swoim zespołem pokonać barierę choćby bazowego wydatku 200K?

Outsourcing IT — Znam prawdziwą cenę dzięki TCO!

Wyżej napisałem o całkowitych kosztach przy realizacji projektów IT. Tutaj zastanówmy się, co można zyskać dzięki outsourcingowi zasobów IT. W 5 punktach, z czym należy się mierzyć posiadając swój własny dział IT.

1️⃣ Koszt rekrutacji

Na te składają się koszty pracownika HR lub agencji, on boarding, szkolenie wewnętrzne, szkolenia BHP itp.

Koszty te mogą być zwielokrotnione w przypadku, gdy pracownik zdecyduje się opuścić pokład i rozpocząć przygodę z innymi pracownikami.

2️⃣ Wyposażenie stanowiska pracy

Miejsce w biurze (chociaż jak wiemy nie zawsze) oraz wyposażenie pracownika w podstawowe narzędzia na start to jednorazowy koszt podnoszący próg wejścia w nowego pracownika.

3️⃣ Utrzymanie pracownika

Wszystko zależy od tego, jaka jest polityka benefitów u pracodawcy. Załóżmy jednak, że po najniższej linii oporu: pakiet ubezpieczenia medycznego, otwarty karnet sportowy, raz do roku impreza firmowa.

W skład utrzymania nie można zapomnieć, o cyklicznej wymianie sprzętu, aktualizacji oprogramowania w ramach korporacyjnych standardów, niespodziewana wymiana sprzętu w przypadku awarii itp.

4️⃣ Opieka HR – w trakcie całego zatrudnienia,

Zarówno miękki jak i twardy HR. Ludzie są głodni rozwoju, w trakcie trwania nie można zapominać o kosztach związanych ze szkoleniami oraz wyzwaniami dla pracowników. Wyzwania, o których mowa, to zadania, które niejednokrotnie przewyższają kompetencje zespołu. Należy liczyć się z kosztem, który niekoniecznie będzie wydatkiem. Wydłużający się bowiem projekt, późniejsze rozpoczęcie, jest liczone jako koszt utraconych korzyści.

5️⃣ Przestoje

W trakcie, gdy programista nie dotyka klawiatury komputera, trzeba mierzyć się z kilkoma problemami. [5.1] Koszty zatrudnienia i tak są. [5.2] wzrasta ryzyko utraty pracownika i tutaj odwołuję się ponownie do pkt. [1] tej listy.

Weźmy na przykład firmę X, która zatrudnia własny zespół IT. Koszty zatrudnienia, szkolenia, utrzymania sprzętu, oprogramowania, infrastruktury i wsparcia mogą wynosić nawet 1 milion zł rocznie.

Teraz porównajmy to z firmą Y, która decyduje się na outsourcing tych usług. Firma Y płaci stałą miesięczną opłatę wynoszącą 50 000 zł, co daje rocznie 600 000 zł. Ale to nie wszystko. Firma Y ma również dostęp do najnowszych technologii, bez konieczności aktualizacji sprzętu czy oprogramowania. Oszczędza na kosztach szkolenia, ponieważ dostawca usług IT zapewnia doświadczony personel.

Firma Y oszczędza czas i zasoby, które może teraz zainwestować w rozwój swojego biznesu.

Żeby nie było jednak tak kolorowo, należy pamiętać, że w ten sposób budujesz kompetencje innego zespołu. Body Leasing ma to do siebie, że dzielisz się kompetencjami z nie swoimi ludźmi. Twoje Know How zwiększa seniority nie Twojego zespołu. Dzięki tej ostatniej sentencji zaczynamy dochodzić do wniosku, że TCO to nie jest jedyna analiza, którą należy wykonać podczas badania efektywności przedsięwzięć. Jednak o tym później…

TCO i badanie opłacalności outsourcingu IT – (nie)idealne połączenie

Jako manager IT musisz mieć szeroką perspektywę. Jako jeden element tej perspektywy niech posłuży Ci TCO.

Kiedy patrzymy na outsourcing IT jedynie przez pryzmat TCO, zaczynamy dostrzegać jego pewne korzyści. Mogą one przechylić szalę na korzyść posiadania lub używania. Czasem warto jest mieć, innym zaś razem warto jest jedynie korzystać. Choć koszty początkowe outsourcingowe mogą wydawać się wysokie, TCO pozwala nam dostrzec pełny obraz, uwzględniając również oszczędności wynikające z unikania kosztów związanych z kosztami pośrednimi. Gdy dodasz do tego dostęp do najnowszych technologii i specjalistycznej wiedzy pozyskanej od innych klientów usługodawcy, zaczyna się wyostrzać obraz, gdzie outsourcing IT staje się nie tylko korzystny, ale wręcz niezbędny.

Kiedy już wykonasz ten pierwszy krok, jakim jest analiza TCO będziesz gotów do odpowiedzi sobie na pytanie. Dobra… tańsze dla mnie jest podejście „X, ale…”. To „ale” jest przedmiotem innych analiz. I pozostawię to tutaj jako smaczek, że porozmawiamy o nich szczegółowo w innych seriach, które zaplanowałem.

Czy TCO jest idealne?

No pewnie, że nie! Dzięki, cześć! „To po co Mikołaju pisałeś ten tekst?” Jest ono najprostsze. TCO to mocarne narzędzie, ale jak każde inne narzędzie, ma swoje wady. Nie będąc księgowym, dzięki niemu możliwe będzie zrozumienie kosztów. Może nie uwzględniać niektórych korzyści poza finansowych, takich, jak dostęp do najnowszych technologii czy specjalistycznej wiedzy, które oferuje outsourcing. Może nie pokazać Ci, jak w perspektywie zmieni się ROI projektu, w razie kryzysu. Także drobna moja wskazówka. Ucieszę się, jeśli stwierdzisz na podstawie tego tekstu, aby zacząć korzystać z TCO jako narzędzia do badania Twoich projektów. Jednak staraj się, aby nie było to jedyne narzędzie. Jeżeli jednak tak się stanie, to pamiętaj, że to tylko narzędzie, które dostarcza danych do podejmowania decyzji, ale nie podejmie ich za Ciebie. Pamiętaj, że wartość usług nie zawsze jest wyrażana w pieniądzach.

Zrozumieć TCO — Pierwszy Krok do Oszczędzania na IT!

W realu nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Czy outsourcing IT, czy własne zasoby? Dziś słyszałem w podcaście fajne porównanie dotyczące usług marketingowych, które pozwolę sobie zapożyczyć od brandocholika na potrzeby tego tekstu.

„- Ile będzie kosztował outsourcing IT?”

„- Tyle ile samochód”.

Tak samo, jak jakość usług jest różna, tak samo każda organizacja jest inna. Tak samo każde z nas ma inne preferencje dotyczące samochodów, jakimi jeździmy.

Jeżeli masz ochotę zmierzyć się z TCO, to zachęcam do śledzenia mnie na IN. Cieszę się, że zaczniesz tę drogę ze mną, właśnie dziś, właśnie od tego tekstu. Postaram się z całych sił, aby przetrzeć Ci tę ścieżkę. Kluczem jest zrozumienie, co jest kosztem i jaką wartość mają uzyskane korzyści. Dzięki narzędziu.

Pamiętaj, że outsourcing IT oferuje nie tylko potencjalne oszczędności, ale również dostęp do najnowszych technologii i specjalistycznej wiedzy, co może przynieść Twojemu biznesowi konkurencyjną przewagę na rynku.

Jest! Mamy to! To pierwszy artykuł z całej serii dotyczącej opłacalności projektów IT. Będzie mi niezmiernie miło, jeżeli nawet na priv dasz znać, że udało Ci się zajrzeć do mojego tekstu.