Od strategii do egzekucji – chodzi o ludzi

Od strategii do egzekucji – to współpraca Interim Chief Project Officera i zespołu PMO decyduje o tym, czy Twoje zarządzanie projektami i wdrażanie strategii w całym przedsiębiorstwie skończy jako prezentacja w PowerPoincie, czy jako działający system. Dobrze poukładana różnica ról – między liderem z mandatem do decyzji a zespołem, który utrzymuje standardy – pozwala przejść z poziomu pojedynczych inicjatyw do świadomego zarządzania portfelem projektów i praktycznego wdrażania strategii.

Ale kluczowa prawda jest taka: nie wystarczy piękna struktura. Potrzebujesz ludzi, którzy wiedzą, po co to robią.

Od audytu do decyzji o wdrożeniu

Masz już za sobą audyt zarządzania projektami – wiesz, gdzie uciekają projekty, gdzie brakuje nadzoru nad projektami, które procesy są „martwe" oraz jak wygląda realne zarządzanie projektami w Twojej organizacji. Znasz liczby, widzisz ryzyka i masz precyzyjne wnioski dotyczące zarządzania portfelem projektów.

Na tym etapie pojawia się kluczowe pytanie: kto tutaj będzie odpowiedzialny? Czy próbujesz wdrożyć wszystko „po godzinach", czy wprowadzasz kogoś z zewnątrz – Interim Chief Project Officer – który przejmie odpowiedzialność za zmianę? A jednocześnie, czy budujesz zespół wewnątrz – PMO – które będzie to utrzymywać?

To nie jest pytanie techniczne. To pytanie o cel i  zaufanie.

Interim Chief Project Officer – lider z twarzą i decyzjami

Chief Project Officer to człowiek – członek zarządu lub jego bliska okolica – który ma jeden cel: łączyć projekty z celami biznesu i pilnować, by strategia naprawdę się wdrażała. W wersji interim to zewnętrzny ekspert, który przychodzi na określony czas i robi coś, co wiele firm lęka się robić: podejmuje decyzje.

Praktycznie to znaczy:

• Pilnuje porządku – ustala, które projekty naprawdę realizują strategię, a które należy zamknąć lub „zamrozić". Definiuje, które inicjatywy wspierają wdrażanie strategii, a które tylko konsumują zasoby.
• Ustala reguły gry – definiuje zasady zarządzania portfelem, dobiera metody wdrażania strategii (Scrum, Kanban, czy hybrydy) i dba o to, by każda inicjatywa była mierzalna: KPI, kamienie milowe, wskaźniki zwrotu z inwestycji.
• Ma autorytet do zmiany – kiedy zespół mówi „ale zawsze robiliśmy to tak", Chief Project Officer ma autorytet, by powiedzieć: „Teraz robimy inaczej".

W wielu organizacjach brakuje dokładnie tego – kogoś z autorytetem, na kim będzie całkowita odpowiedzialność za wdrażanie strategii w przedsiębiorstwie. Interim Chief Project Officer to właśnie ta osoba.

PMO – nie biuro raportów, ale osoba, która faktycznie realizuje zadania

Teraz druga strona medalu. Project Management Officer (PMO) to nie abstrakcyjna funkcja – to konkretna osoba, która rozumie procesy, zna narzędzia (Jira, Asana, Azure DevOps) i na co dzień wspiera project managerów oraz nadzoruje realizację projektów.

PMO to osoba, która:

• Buduje standardy, ale praktycznie – nie tworzy grubszych procedur w zapasie, ale rzeczywisty proces zarządzania projektami, który faktycznie działa. Szablony, które się używa dzień w dzień.
• Rzeczywiście wspiera – nie tylko zbiera statusy, ale widzi wąskie gardła, oferuje pomoc, pomaga project managerom dostarczać wyniki. Ma oczy na całym portfelem.
• Raportuje w oparciu o dane – PMO widzi cały portfel projektów, wie, gdzie są problemy, i komunikuje nadzór nad projektami zarządowi z konkretnymi liczbami, a nie przeczuciami.

Interim Chief Project Officer a PMO – jak się dopełniają

Tu jest moment, w którym wiele firm się myli. Myślą, że to konkurencja. A tymczasem to partnerstwo oparte na jasnej różnicy ról.
Interim Chief Project Officer to strategiczny lider – ma mandat, podejmuje duże decyzje:

• Jakie projekty wchodzą do portfela zarządzania portfelem projektów?
• Jaki model zarządzania projektami?
• Jak mierzymy wdrażanie strategii?

Project Management Officer (PMO) to operacyjny partner – przekłada te decyzje na rzeczywistość:

• Harmonogramy, raporty, przeglądy portfela
• Wsparcie dla project managerów na co dzień
• Nadzór nad projektami i monitorowanie postępów

W jednej organizacji to wygląda tak:
Interim Chief Project Officer mówi: „Te trzy projekty są strategiczne, ponieważ wspierają wdrażanie strategii biznesowej. Reszta czeka lub się zamyka."
Project Management Officer odpowiada: „Rozumiemy. Oto jak je zorganizuję w naszych narzędziach. Oto harmonogram. Oto jak będę raportować postępy. Oto jak będę wspierać zespoły."
I to działa.

Od gaszenia pożarów do faktycznego portfela

W wielu firmach zarządzanie projektami oznacza w praktyce: gaszenie pożarów, rozwiązywanie kryzysów, bieganie w kółko.

Interim Chief Project Officer przychodzi i porządkuje perspektywę. Mówi: „Stop. Oto co robimy. Oto czego nie robimy. Oto dlaczego." Definiuje jasne kryteria zarządzania portfelem projektów.
Równocześnie Project Management Officer buduje mechanizmy, które to utrzymują:

• Każdy projekt ma właściwego project managera
• Każdy ma jasny zakres, harmonogram, mierniki sukcesu
• Nadzór nad projektami jest spójny i systematyczny
• Portfel jest widziany całościowo, nie kawałkami

Dzięki temu zarządzanie projektami przestaje być chaosem, a staje się systemem opartym na danych i konsekwencji.

Wdrażanie strategii – kiedy teoria zamienia się w praktykę

Wdrażanie strategii to moment, w którym piękne prezentacje muszą zamienić się na konkretne projekty, budżety i harmonogramy. Bez tego zarządzanie strategiczne to tylko słowa.
Interim Chief Project Officer dba, by:

• Cele strategiczne miały konkretne odzwierciedlenie w inicjatywach projektowych
• Budżety były zaangażowane, harmonogramy ustalane
• Zarząd podejmował decyzje konsekwentnie, według ustalonego zarządzania portfelem

Project Management Officer odpowiada za to, żeby:

• Procesy planowania projektów były powtarzalne i solidne
• Były wskaźniki, które pokazują realny postęp wdrażania strategii w przedsiębiorstwie
• Były regularne przeglądy, na których zarząd widzi realną ścieżkę wdrażania strategii
• Zmiany nie były jednorazową akcją, ale trwałym elementem kultury organizacji

Podsumowanie: Kiedy ludzie i system się łączą

Od strategii do egzekucji – sukces zależy od tego, czy masz ludzi, którzy wiedzą, co robić i mają mandat, by to robić.

Interim Chief Project Officer to lider, który wchodzi z odpowiedzialnością. Definiuje kierunek. Podejmuje ciężkie decyzje. Ma mandat do wdrażania strategii.

Project Management Officer to osoba, która wdraża. Buduje standardy zarządzania projektami, wspiera project managerów, raportuje. Robi to na co dzień, żeby system żył i wspierał nadzór nad projektami oraz zarządzanie portfelem projektów.
W jednej organizacji te dwie role się uzupełniają:

• Interim CPO mówi: „Co robimy i dlaczego"
• PMO mówi: „Jak to robimy i czy działa"

Dzięki temu wdrażanie strategii w przedsiębiorstwie przestaje być chaotyczną inicjatywą „po godzinach", a staje się systemem, który działa, skaluje się i przynosi efekty.

To właśnie połączenie autorytetu do decyzji (Interim Chief Project Officer) i mechanizmów do egzekucji (Project Management Officer) zamienia audyt zarządzania projektami z raportu w szufladzie w rzeczywistą zmianę.

Jeśli chcesz przejść od gaszenia pożarów do świadomego zarządzania portfelem projektów – porozmawiajmy. Skontaktuj się z Magnuso i zapytaj o Interim CPO oraz wsparcie PMO skrojone pod Twoją firmę.