Wstęp

Zgodnie z moją wcześniejszą obietnicą, ostatni element tego cyklu będzie nieco zaskakujący — dodamy dodatkową formę publikacji treści. Podcast. Na początek skupimy się na artykule, który niewątpliwie jest prostszą formą przekazu. Następnie przeniesiemy nasze rozważania do świata podcastów, które będą omawiać wszystkie informacje związane z opłacalnością projektów IT, poparte case studies z mojego doświadczenia i przykładami z realizowanego przeze mnie od dwóch lat projektu.

Dzisiaj skupimy się na analizie wrażliwości, której głównym celem jest zrozumienie, jak zewnętrzne czynniki wpływają na wskaźniki, o których pisałem w moich poprzednich artykułach. Mam nadzieję, że lektura tego artykułu będzie dla was przyjemna i łatwa do zrozumienia, zwłaszcza jeśli zapoznaliście się z moimi wcześniejszymi tekstami.

Przykłady i grafiki, które dołączyłem do tego artykułu, mają na celu stworzyć prosty, graficzny obraz tych koncepcji, które, jak wierzę, już głęboko rozumiecie. Cieszę się, że mogę z wami podzielić się tymi informacjami i czekam na wasze opinie i pytania!

Podtytuł – Czym jest analiza wrażliwości i dlaczego jest tak ważna?

Analiza wrażliwości to technika używana do określenia, jak różne czynniki zewnętrzne wpływają na wartość przedmiotu projektu w cyklu jego życia. To ostatni artykuł cyklu opłacalności projektów IT i jego celem jest spięcie tego wszystkiego w całość.

Analiza wrażliwości to proces, który opiera się na kilku kluczowych elementach. Przede wszystkim, mamy do czynienia z trzema różnymi scenariuszami: bazowym, optymistycznym i pesymistycznym. Każdy z nich odgrywa ważną rolę w naszym procesie decyzyjnym, dostarczając nam różnych perspektyw na potencjalne wyniki naszych działań. Dodatkowo, mamy do dyspozycji narzędzia takie jak macierz wrażliwości czy krzywe wrażliwości, które wizualizują nam te dane i pozwalają w prosty sposób je zinterpretować.

Scenariusz bazowy jest naszym „miejscem startowym”. Zawiera on informacje, które uważamy za najbardziej prawdopodobne i optymalne, biorąc pod uwagę oferty handlowe od podwykonawców oraz przewidywane korzyści biznesowe. Nie bierzemy tu pod uwagę czynników zewnętrznych takich jak wahania rynkowe, kryzysy czy kataklizmy. Zakładamy, że jeżeli zamknąć nasz projekt w laboratorium, jest to najbardziej prawdopodobny scenariusz.

Scenariusz optymistyczny jest naszym „planem A”, który zakłada pozytywny wpływ czynników zewnętrznych na nasz projekt. Możemy spodziewać się, że koszty realizacji projektu będą niższe, a zyski wyższe niż zakładaliśmy w scenariuszu bazowym.

Na koniec, mamy scenariusz pesymistyczny. Jest to „plan B”, który jest przeciwieństwem scenariusza optymistycznego. Zakładamy tutaj, że koszty startowe mogą być wyższe, efekty ekonomiczne mogą być słabsze.

Następnym ważnym elementem analizy wrażliwości jest macierz wrażliwości. W tej macierzy zapisujemy wyniki NPV (Net Present Value), które pozwalają na ocenę wpływu czynników zewnętrznych na nasz projekt. Kluczowe jest tu zrozumienie, jak na przykład wzrost kosztów realizacji projektu wpłynie na wszystkie wskaźniki. Czy, mimo nieprzewidywanych wydatków, projekt pozostaje opłacalny? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w dalszej części artykułu.

Drugim narzędziem, które warto zastosować, są krzywe wrażliwości. Pozwalają one na graficzne przedstawienie, jak koszty i efektywność projektu zmieniają się w odpowiedzi na zmiany w czynnikach zewnętrznych. Moment przecięcia tych dwóch krzywych to nasz punkt optymalny NPV — sytuacja, w której przepływy pieniężne są dyskontowane tak, że łączne nakłady na realizację projektu są równoważne przychodom.

Podsumowując, analiza wrażliwości to proces, który pomaga nam zrozumieć, jak różne czynniki wpływają na nasz projekt i jak możemy przewidywać i reagować na te zmiany. Dalsza część artykułu będzie poświęcona szczegółowemu omówieniu tych aspektów.

Jak wykonać analizę

Scenariusz bazowy

Pierwszym krokiem jest obliczenie całkowitego kosztu posiadania (TCO) danego towaru lub usługi. Jest to kluczowe, gdyż pozwala nam zrozumieć, ile rzeczywiście w trakcie całego projektu nasz projekt będzie nas kosztował. Następnie, musimy ocenić, czy nasza stopa zwrotu z inwestycji, z uwzględnieniem kosztu kapitału, pokryje wszystkie wydatki i nakłady na ten projekt. To znaczy, że musimy policzyć wszystko to, o czym pisałem wcześniej. TCO, StopaDyskonta, ROI, IRR, WACC, NPV.

Właściwe wykonanie analizy wrażliwości jest złożonym procesem, który wymaga zrozumienia podstaw finansów projektu. Pierwszym krokiem, który jest jednocześnie najdłuższym i najbardziej pracochłonnym, jest stworzenie scenariusza bazowego. W tym scenariuszu musimy uwzględnić stopę dyskonta, reprezentującą koszt kapitału własnego oraz stopę reinwestycji, czyli kwotę, którą zamierzamy przeznaczyć na ponowne inwestowanie z zysków generowanych przez nasz projekt.

Oprócz tego powinniśmy stworzyć analizę TCO (Total Cost of Ownership), która określi podstawowy koszt inwestycji. Przy zakładaniu, że projekt będzie trwał dłużej niż jeden okres (np. jeden rok), musimy określić koszty inicjalne (TCO), które zostaną poniesione na początku, a następnie planować kolejne koszty w każdym okresie projektu.

Kolejnym etapem jest oszacowanie oczekiwanych korzyści finansowych wynikających z realizacji projektu. Tutaj ważne jest zrozumienie, że korzyści mogą wpływać zarówno bezpośrednio na przepływy pieniężne (np. poprzez zwiększenie sprzedaży), jak i pośrednio (np. poprzez zwiększenie wydajności operacyjnej, co może prowadzić do oszczędności na przyszłe zatrudnienie).

Ostatnim elementem tworzenia scenariusza bazowego jest stworzenie tabeli z dyskontowanymi przepływami pieniężnymi. W tym tabeli uwzględniamy koszty początkowe i przyszłe, a także szacowane korzyści. Przy pomocy tej tabeli możemy obliczyć różnicę między oczekiwanymi korzyściami a kosztami w każdym okresie projektu. Następnie dyskontujemy te kwoty, aby obliczyć ich wartość bieżącą.

Mimo że proces ten może być początkowo złożony i pracochłonny, daje on nam cenną perspektywę na potencjalne wyniki finansowe projektu, które mogą pomóc nam w podjęciu informowanych decyzji inwestycyjnych.

Scenariusze optymistyczny oraz pesymistyczny. Wpływ technologii na sukces bądź porażkę projektu

Tutaj już jest znacznie prościej, ponieważ do stworzenia scenariuszy optymistycznego i pesymistycznego wystarczy skopiować scenariusz bazowy i edytować tylko w niezbędnych komórkach. Proste.

Po co nam jednak pozostałe scenariusze? Przykład. Zwróćcie uwagę na to, jak zmienił się sposób, w jaki konsumujemy treści, gdy nadszedł czas pandemii. Kina zostały zamknięte, a platformy streamingowe przeżyły niesamowity boom.

Przy tworzeniu scenariuszy negatywnych dla przyszłych możliwości, powinniśmy uwzględniać potencjalne sytuacje, w których różne gałęzie gospodarki mogą zostać wyłączone z powodu czynników niezależnych od nas. Może to uniemożliwić osiągnięcie oczekiwanych korzyści finansowych lub te korzyści mogą zostać osiągnięte, ale z opóźnieniem.

W takim okresie przejściowym, gdy nie jesteśmy w stanie generować zysków, powinniśmy zastanowić się, czy jesteśmy w stanie utrzymać nasz projekt. Czy nasze zdyskontowane przepływy pieniężne i stale ponoszone koszty będą się równoważyły z przychodami? Czy jesteśmy w stanie zbudować finansową poduszkę bezpieczeństwa, aby przetrwać ten okres, kiedy przychody są obniżone?

Wszystko to pokazuje, jak ważne jest przemyślenie wszystkich możliwych scenariuszy i zrozumienie, jak każdy z nich może wpływać na projekt. Niezależnie od tego, czy jesteś optymistą, czy pesymistą, ważne jest, aby mieć jasny obraz potencjalnych wyników, aby móc podjąć najlepsze możliwe decyzje. Analiza wrażliwości jest tutaj kluczowym narzędziem, które może pomóc w tym procesie.

Właśnie tak, interpretacja wyników analizy wrażliwości jest niezwykle istotna. Analiza wrażliwości nie jest narzędziem samodzielnym. Nie uwzględnia prawdopodobieństwa wystąpienia konkretnych zdarzeń, a jedynie pokazuje, jak zmiana danego parametru wpływa na wynik projektu. To znaczy, że analiza ta daje Ci informacje o tym, które elementy projektu mają największy wpływ na jego ostateczne wyniki.

Stąd powstały dwa dodatkowe scenariusze: optymistyczny i pesymistyczny. W scenariuszu optymistycznym mówi się o tym, że wszelkie potencjalne czynniki zewnętrzne wpływają pozytywnie na wynik NPV Twojego projektu. Może to oznaczać, że koszty mogą okazać się niższe z różnych przyczyn, na przykład z powodu korzystnej zmiany kursu walut, obniżki cen za usługi, czy zmniejszenia liczby godzin potrzebnych do wykonania konkretnego zadania. Jednocześnie wzrost efektywności projektu lub skrócenie czasu jego realizacji również pozytywnie wpłynie na MPV.

Z drugiej strony, w scenariuszu pesymistycznym sytuacja jest zazwyczaj odwrotna. Możemy przewidzieć, że korzyści będą niższe przy jednoczesnym wzroście kosztów realizacji projektu, na przykład z powodu przedłużenia czasu realizacji całego przedsięwzięcia. Oczywiście, to również pociąga za sobą wzrost kosztów.

Macierz wrażliwości

Tworzenie macierzy wrażliwości polega na zidentyfikowaniu czterech najbardziej wrażliwych elementów analizy i manipulowaniu nimi w taki sposób, aby wyliczyć w naszym przypadku aż 20 scenariuszy.

Dlaczego aż 20?

Dla celów tego ćwiczenia zaproponowałem zakres od -20% do +20% dla czterech elementów analizy. Wybrałem dwa czynniki związane z przewidywanymi efektami projektu oraz dwa czynniki kosztowe.

Krzywe wrażliwości

Interpretacja wyników bezpośrednio z wykresu jest niezwykle satysfakcjonująca. Wprowadzone dane spowodowały powstanie dwóch krzywych: krzywej nakładów i krzywej efektów biznesowych. W wyniku przeprowadzonej analizy wrażliwości zauważyć można, że krzywe te przecinają się w jednym konkretnym punkcie.

Ten punkt to nasze NPV dla scenariusza bazowego — miejsce, w którym koszty równają się efektom biznesowym. Innymi słowy, nasz projekt w tym momencie „wyjdzie na zero”, biorąc pod uwagę zdyskontowane przepływy pieniężne z projektu.

Wszystko, co znajduje się po prawej stronie tego punktu na wykresie, działa na naszą korzyść. Im dalej od punktu przecięcia, tym korzyść jest większa. Wszystko, co jest po lewej stronie punktu przecięcia, działa na naszą niekorzyść, a im dalej od tego punktu, tym gorzej dla nas.

Należy jednak pamiętać, że nasz projekt jest realizowany w ograniczonym czasie — w tym przypadku analizujemy tylko okres 4 lat. Coś, co dzieje się, poza tym okresem, nie jest brane pod uwagę. Może się zdarzyć, że z biegiem czasu różnice staną się znacznie większe, zwłaszcza jeżeli nie uwzględniliśmy wszystkich potencjalnych kosztów. Dlatego tak ważne jest uwzględnianie całego cyklu życia projektu, a nie tylko narzędzia czy produktu, który został wypracowany w ramach analizy.

Interpretacja

Ciekawostką podczas analizy i interpretacji wyników jest fakt, że na potrzeby tego ćwiczenia przedstawiłem wyłącznie skrajne sytuacje: całkowicie pozytywny i całkowicie negatywny scenariusz. Dlatego rozpatrujemy je tylko w takim kontekście. W praktyce jednak, w ramach jednego projektu niektóre rzeczy mogą iść lepiej, a inne mogą iść gorzej, a każdy czynnik wpływający na finalną wartość projektu, czy też NPV, działać może nieco inaczej.

Pamiętajmy więc, że ta analiza powinna być dynamiczna i aktualizowana w trakcie trwania całego projektu, a odchylenia od niej powinny być weryfikowane. To pozwoli nam na lepsze zrozumienie, co poszło dobrze, a co źle, a na podstawie takiej retrospekcji możemy budować kolejne scenariusze, ograniczając margines błędu.

Podsumowanie

Bardzo dziękuję za towarzyszenie mi w tej serii artykułów. Jeżeli chciałbyś porozmawiać na ten temat bardziej szczegółowo, z przyjemnością odpowiem na Twoje pytania. Możesz się ze mną skontaktować poprzez LinkedIn, skomentować artykuł lub wysłać do mnie prywatną wiadomość. Jeżeli jesteś zainteresowany optymalizacją procesów biznesowych w swojej firmie, automatyzacją pewnych procesów, które obecnie wykonywane są ręcznie, lub chciałbyś porozmawiać o rozwoju swojego biznesu i zwiększeniu efektywności procesów biznesowych, chętnie Ci pomogę.

Z przyjemnością pomogę Ci też wyliczyć, czy taki projekt jest w Twoim przypadku opłacalny. Takie warsztaty mogę przeprowadzić indywidualnie lub grupowo. Zachęcam wszystkich zainteresowanych do kontaktu ze mną.